| Instrução Normativa nº 003, de
20.09.2017
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INSTRUÇÃO NORMATIVA SEFAZ Nº 03/2017, DE 20 DE SETEMBRO DE 2017.
Dispõe sobre procedimentos, atribuições, competências, finalidades e funcionalidade do modelo de Gestão de Pessoas por Competências no âmbito da Secretaria da Fazenda do Estado do Tocantins.
O SECRETÁRIO DE ESTADO DA FAZENDA, no uso da atribuição que lhe confere o inciso II do §1º do art. 42, da Constituição Estadual, resolve aprovar a presente Instrução Normativa conforme a seguir:
CAPÍTULO I DAS FINALIDADES
Art. 1º A Gestão de Pessoas por Competências na Secretaria da Fazenda do Estado do Tocantins - Sefaz tem por finalidade a gestão estratégica de pessoas orientada ao desenvolvimento do conjunto de conhecimentos, habilidades e atitudes necessários ao exercício das atividades do servidor, visando ao alcance dos objetivos institucionais e ao desenvolvimento pessoal e profissional contínuo, bem como fortalecer a capacidade gerencial.
§1º As ações de Gestão por Competência na Sefaz estão articuladas às políticas de gestão e desenvolvimento de pessoas na esfera da administração pública estadual.
§2º Para a ampliação das atividades de Gestão por Competências e o desenvolvimento de ações de interesse do servidor na esfera de sua competência, a Sefaz pode celebrar convênios, acordos, ajustes, termos de cooperação, contratos e outros instrumentos congêneres com entidades públicas, privadas ou não governamentais, desde que comprovada a viabilidade técnica, administrativa, econômica e financeira dessas e atendidos os requisitos legais pertinentes.
§3º A Gestão por Competências deve disseminar as mais modernas técnicas de gestão de pessoas mediante a adoção de planejamento sistemático de suas ações, observados a programação, o acompanhamento e a avaliação, de forma assegurar padrão de eficiência e eficácia na sua execução e no atendimento ao servidor.
Art. 2º A Gestão por Competência tem por objetivos:
§1º Geral:
I - alinhar o desempenho do servidor aos objetivos estratégicos e operacionais da Sefaz, permitindo gerar valor para a Instituição.
§2º Específicos:
I - estabelecer ambiente de integração e de colaboração para o desenvolvimento dos objetivos individuais e das equipes;
II - fornecer ao servidor oportunidades de obter e desenvolver competências que possibilitem seu desenvolvimento pessoal e profissional;
III - potencializar o desenvolvimento de talentos e melhoria do desempenho;
IV - identificar pontos fortes e oportunidades de melhoria no desempenho do servidor, visando ao desenvolvimento de ações adequadas;
V - dotar o gestor de ferramentas para gerenciar pessoas e desenvolver equipes;
VI - subsidiar o Sistema de Gestão de Pessoas de informações para selecionar, alocar, capacitar, desenvolver, monitorar, valorizar e manter pessoas;
CAPÍTULO II DA TERMINOLOGIA
Art. 3º Para os fins do disposto nesta Instrução Normativa, considera-se:
I - competências: conjunto de conhecimentos, habilidades e atitudes que a Sefaz requer do servidor para o bom desempenho do seu trabalho. As competências subdividem-se em:
a) competências comuns: competências que todo servidor da Sefaz, sem distinção de hierarquia na estrutura organizacional, deve apresentar e desenvolver. Suas definições e seus comportamentos são descritos para os diferentes graus de complexidade em relação às atribuições e responsabilidades;
b) competências gerenciais: competências vinculadas a funções de direção e ou cargos em comissão, que apresentem alto grau de responsabilidade na Instituição e ou que possuam servidor sob sua supervisão;
c) competências não gerenciais: conjunto de comportamentos que faz a diferença no desempenho profissional de servidor que não ocupe cargo de gestão;
d) competências técnicas: referem-se a conhecimentos técnicos e desempenhos necessários para que o servidor realize suas atividades em sua área de trabalho e que contribuem para o alcance dos objetivos institucionais;
II - gestor: servidor responsável pelo direcionamento, disseminação e implementação dos planos, projetos e programas que visem à melhoria dos serviços prestados à sociedade e ao cidadão, agindo em consonância aos objetivos traçados para a Sefaz;
III - não gestor: servidor que não ocupe cargo e ou função gerencial;
IV - capacitação por competências: processo permanente e deliberado de aprendizagem com o propósito de contribuir para o desenvolvimento das competências;
V - conhecimentos: conteúdos legais, normativos, técnicos e procedimentais de sistemas, regras de negócio, critérios setoriais, atividades econômicas e produtivas do Estado;
VI - produtos: documentos físicos, eletrônicos ou de outra natureza resultantes de determinado desempenho;
VII - dicionário de competências: documento de orientação que contém a definição das competências para que o servidor possa aprimorar os seus desempenhos de acordo com a sua posição, atribuição e função;
VIII - gestão do desempenho: processo que envolve atividades de planejamento, acompanhamento e avaliação do desempenho, com vistas ao desenvolvimento do servidor e o alcance dos resultados institucionais;
IX - desempenho: resultado da atuação do servidor na sua área de trabalho em face da expectativa ou de padrão de eficiência estabelecido pela Instituição;
X - avaliação de desempenho: ferramenta facilitadora da compreensão do Plano Estratégico, que promove o feedback entre gestor e servidor, gera o trabalho em equipe, assegura a excelência do desempenho do servidor e dos sistemas de gestão da Sefaz de maneira integrada e coordenada, e que potencializa impactos positivos na arrecadação e na gestão de recursos sustentáveis, permitindo à Instituição tornar-se referência;
XI - avaliação 180º: modelo de avaliação de desempenho baseado em duas fontes: gestor e servidor, por meio da autoavaliação, utilizado para identificar lacunas de competências;
XII - diagnóstico de lacunas de competências (DLC): instrumento que estabelece o nível da competência no qual se encontra o servidor e identifica as lacunas a serem priorizadas para o seu desenvolvimento individual;
XIII - metas comportamentais: metas relacionadas com as condutas ou comportamentos que o servidor deve demonstrar no exercício do seu trabalho, com reflexos nos resultados institucionais;
XIV - metas de resultados: referem-se a produtos, serviços ou resultados suscetíveis de mensuração, quantificação e verificação que o servidor deve atingir na avaliação de desempenho;
XV - plano de desenvolvimento individual (PDI): registro e planejamento das ações de desenvolvimento necessárias ao suprimento das lacunas identificadas no DLC;
XVI - plano de desenvolvimento de lideranças (PDL): registro e planejamento das ações de capacitação necessárias ao suprimento das lacunas identificadas nos processos de avaliação das competências necessárias ao desempenho de cargos e funções de natureza gerencial;
XVII - lacuna (gap): intervalo entre o nível das competências requeridas ao desempenho da função e o apresentado pelo servidor;
XVIII - feedback (retroalimentação): processo realizado após a aplicação do diagnóstico no qual o gestor promove o diálogo com cada um dos integrantes de sua equipe, visando elaborar o PDI.
CAPÍTULO III DA ABRANGÊNCIA
Art. 4º A Gestão de Pessoas por Competências abrange o diagnóstico, a capacitação, a gestão do desempenho, a seleção e a alocação de servidor por competências.
§1º O diagnóstico identifica as lacunas de competências para subsidiar o plano de capacitação a ser implementado pela Escola de Gestão Fazendária - Egefaz.
§2º Os processos de Gestão por Competências, citados no, são realizados de maneira universal para todos os servidores, incluindo os ocupantes de funções gerenciais da Instituição.
§3º A Gestão de Pessoas por Competências contempla o diagnóstico e o desenvolvimento e, gradativamente, abrange outros processos da Gestão de Pessoas.
§4º A gestão do desempenho, a seleção e a alocação por competências são regulamentadas em norma específica, observadas as diretrizes previstas nesta Instrução Normativa.
Art. 5º A Gestão de Pessoas por Competências apresenta as seguintes premissas:
I - a implantação e implementação do novo modelo de Gestão de Pessoas são de corresponsabilidade de todos os servidores ativos, lotados e em exercício na Secretaria da Fazenda;
II - o trabalho em equipe, a aprendizagem organizacional e o compartilhamento de conhecimentos são estimulados e valorizados;
III - a busca e a proposição de oportunidades de desenvolvimento de competências são de responsabilidade compartilhada entre avaliadores e avaliados.
CAPÍTULO IV DO PROCESSO
Seção I Das Etapas de Implantação
Art. 6º A implantação do modelo de Gestão de Pessoas por Competências, no âmbito da Sefaz, contempla as seguintes etapas:
I - o mapeamento das competências comuns, gerenciais, não gerenciais e técnicas;
II - o diagnóstico;
III - o feedback;
IV - a elaboração de Plano de Desenvolvimento Individual;
V - a elaboração de Plano de Desenvolvimento de Lideranças.
Seção II Do Mapeamento das Competências
Art. 7º O mapeamento das competências visa identificar conhecimentos, habilidades e atitudes dos servidores da Sefaz, passíveis de serem observadas e mensuradas.
Art. 8º Compete à Gerência de Gestão e Desenvolvimento de Pessoas o mapeamento das competências relativas a cargos e funções, bem como de suas revisões.
§1º O mapeamento citado no deve ser precedido de etapa de sensibilização de servidores e sucedido de etapa de compilação dos dados coletados.
§2º Os dados coletados e compilados devem ser submetidos à apreciação do Comitê de Gestão Estratégica e homologados pelo Secretário de Estado da Fazenda.
Seção III Do Diagnóstico de Competências
Art. 9º A realização do diagnóstico de competências compreende as etapas de planejamento, elaboração, convocação e mobilização dos envolvidos, de treinamento dos avaliadores e de sua execução.
Parágrafo único. O resultado do diagnóstico deve subsidiar todos os processos de gestão de pessoas e focar, inicialmente, nas ações de desenvolvimento das competências, por meio de ações de capacitação, treinamento e outras atividades, conforme proposto nos planos de desenvolvimento individual e de lideranças.
Art. 10 Compete à Gerência de Gestão e Desenvolvimento de Pessoas realizar o diagnóstico de lacunas de competências de todos os servidores da Sefaz.
Art. 11 O diagnóstico de lacunas de competências é realizado da seguinte forma:
I - seguir o modelo de Avaliação 180º, baseado na avaliação do gestor e na autoavaliação do servidor;
II - a avaliação de competência tem os seguintes pesos:
a) 60% para a avaliação realizada pelo gestor; e
b) 40% para a autoavaliação;
III - o servidor será avaliado a cada dois anos;
IV - o sistema informatizado que abrigará a Gestão de Pessoas por Competências deve permitir acesso personalizado ao ambiente de avaliação por meio do uso de senha pessoal para avaliado, avaliador e administradores;
V - as avaliações de competências efetuadas pelo gestor e pelo servidor avaliado devem ser respondidas em quinze dias úteis, a contar da data de deflagração do processo de avaliação;
VI - o primeiro processo avaliativo deve ser realizado de forma manual, conforme orientação e utilização dos formulários propostos no documento “Modelo de Avaliação de Desempenho por Competências”.
Seção IV Do Feedback
Art. 12 Cada rodada de avaliação prescinde da prática do feedback.
Art. 13 O feedback compreende o retorno fornecido pelo gestor ao servidor avaliado, de forma individual e reservada, validando ou não o resultado do diagnóstico e objetivando, fundamentalmente, ajudar o servidor melhorar o seu desempenho por meio do fornecimento de informações, dados, críticas e orientações que permitam ao avaliado reposicionar suas ações em nível de excelência.
Art. 14 A prática do feedback culmina com a elaboração do Plano de Desenvolvimento Individual (PDI) para suprir eventuais lacunas (gaps) de competências apontadas no diagnóstico.
Seção V Do Plano de Desenvolvimento Individual (PDI)
Art. 15 O Plano de Desenvolvimento Individual (PDI) é o conjunto de ações definidas pelo servidor avaliado, com o apoio do gestor avaliador, com vistas a minimizar eventuais lacunas de competências apontadas no diagnóstico.
Parágrafo único. O PDI deve contemplar proposta de ação para a melhoria de competências da função, priorizando as de maiores lacunas.
Art.16 O PDI tem sua execução acompanhada de forma compartilhada entre avaliador e avaliado.
§1º É atribuição do gestor acompanhar o servidor na realização do PDI, oferecendo-lhe todo o suporte necessário.
§2º É atribuição do servidor fazer com que a ação de melhoria prevista no PDI seja realizada no prazo pactuado e solicitar o apoio do gestor, se e quando necessário.
Art. 17 A elaboração do PDI deve ser lançada no sistema informatizado em quinze dias úteis, contados do término do período destinado à realização do diagnóstico.
Parágrafo único. Até a implantação definitiva de sistema informatizado, o PDI deve ser elaborado em formulário próprio e encaminhado à Gerência de Gestão e Desenvolvimento de Pessoas no prazo estabelecido no .
Art. 18 O prazo de execução e acompanhamento do PDI é definido pelo gestor, porém a data final não pode ultrapassar o início do próximo ciclo de avaliação.
Art. 19 O encerramento do processo de avaliação de competências ocorre após o encaminhamento do PDI à Gerência de Gestão e Desenvolvimento de Pessoas para consolidação das informações.
Seção VI Do Programa de Desenvolvimento de Lideranças
Art. 20 O Programa de Desenvolvimento de Lideranças é um conjunto de ações destinadas à avaliação, aperfeiçoamento e desenvolvimento das competências necessárias ao desempenho das funções gerenciais.
Art. 21 A participação de servidor ocupante de função gerencial no Programa de Desenvolvimento de Lideranças proposto pela Sefaz é compulsória.
§1º Compete à Gerência de Gestão e Desenvolvimento de Pessoas promover ciclos de avaliações das lideranças por meio de diagnóstico de lacunas de competências, entrevistas, assessment, entre outros.
§2º Compete à Egefaz propor conjunto de ações de modalidades diversas (cursos, palestras, treinamentos, dinâmicas, dentre outras, sob a forma presencial e à distância), com o objetivo do aperfeiçoamento técnico e comportamental de gestores.
Seção VII Do Avaliador
Art. 22 A elaboração do diagnóstico é de responsabilidade do gestor a quem o servidor estiver subordinado, ou, em seu impedimento, do substituto legal ou eventual.
Art. 23 São atribuições do Avaliador:
I - participar do mapeamento das competências, quando solicitado;
II - realizar o diagnóstico de seus subordinados no prazo estabelecido;
III - realizar feedback com o Avaliado acerca dos resultados obtidos;
IV - elaborar e acompanhar a execução do PDI do servidor.
Seção VIII Do Avaliado
Art. 24 O Avaliado é todo servidor público estadual em pleno exercício de suas atividades na Sefaz (efetivo, comissionado e ou temporário) e com atividades funcionais no órgão há mais de quatro meses.
Parágrafo único. Se o servidor for removido de sua unidade de trabalho no curso do diagnóstico, sua elaboração é de responsabilidade do gestor anterior em conjunto com o atual, cabendo a este último auxiliar o Avaliado na elaboração e execução do PDI.
Art. 25 São direitos do Avaliado:
I - usufruir de todas as condições para conhecer das normas, critérios, conceitos e procedimentos a serem utilizados no processo de aplicação do Diagnóstico de Lacunas de Competências;
II - acompanhar todos os atos que tenham por objetivo a observação de seu desempenho;
III - manifestar-se ao gestor, em formulário próprio sobre as suas condições de trabalho, caso julgue necessário;
IV - receber feedback do resultado final do diagnóstico e do acompanhamento do PDI;
V - ter acesso aos recursos disponíveis na Sefaz para a Gestão de Pessoas por Competências;
VI - expressar livremente suas ideias no contexto da Gestão de Pessoas por Competências.
Art. 26 São deveres do Avaliado:
I - comprometer-se integralmente com a realização da autoavaliação, no prazo previsto, com imparcialidade, registrando as informações no sistema;
II - construir e elaborar o Plano de Desenvolvimento Individual (PDI) em conjunto com o gestor-avaliador;
III - participar de evento de capacitação que promova a diminuição das lacunas identificadas;
IV - agir de forma proativa no gerenciamento de seu desenvolvimento, buscando alternativas externas quando não oferecidas no Plano de Capacitação da Egefaz;
V - utilizar adequadamente o material gerado pela Gestão de Pessoas por Competências, bem como a plataforma disponibilizada;
VI - justificar eventuais faltas.
Seção IX Da Divulgação
Art. 27 As ações de Gerência de Pessoas por Competência na Sefaz são divulgadas por intermédio de memorandos encaminhados às diversas unidades do órgão e divulgação no sítio eletrônico institucional.
Seção X Do Direito a Recurso
Art. 28 É facultado ao servidor avaliado que discordar da sua avaliação encaminhar recurso à Gerência de Gestão e Desenvolvimento de Pessoas.
§1º O recurso deve ser encaminhado no prazo de quinze dias úteis, contado do término do período destinado à realização da avaliação.
§2º O recurso deve indicar os fatores questionados, integrantes do formulário de diagnóstico.
§3º O recurso interposto em desacordo ao disposto neste artigo é indeferido.
Art. 29 Compete à Gerência de Gestão e Desenvolvimento de Pessoas emitir parecer conclusivo e fundamentado sobre o recurso apresentado, com proposta de homologação, para deliberação do Secretário de Estado da Fazenda.
Parágrafo único. O recurso deve ser decidido no prazo máximo de trinta dias, contado do recebimento do expediente pela Gerência.
CAPÍTULO V DAS ÁREAS ENVOLVIDAS
Art. 30 As áreas responsáveis pela Gestão de Pessoas por Competências na Sefaz são:
I - o Comitê de Gestão Estratégica;
II - o Gabinete do Secretário;
III - a Gerência de Gestão e Desenvolvimento de Pessoas;
IV - a Diretoria da Escola de Gestão Fazendária.
Parágrafo único. Todas as unidades organizacionais da Sefaz são responsáveis pela validação dos insumos dos processos de Gestão de Pessoas por Competências.
Art. 31 Compete ao Comitê de Gestão Estratégica:
I - autorizar a implantação dos processos de Gestão de Pessoas por Competências, mediante o apoio de todas as unidades da Secretaria da Fazenda;
II - homologar o Dicionário de Competências e demais documentos correlacionados;
III - autorizar a aplicação do Diagnóstico das Lacunas de Competências e propor diretrizes para o seu aperfeiçoamento contínuo, em consonância ao plano estratégico institucional;
IV - supervisionar a implantação e a gestão de sistema informatizado de avaliação por competências;
V - outras atribuições inerentes à sua finalidade, relacionadas à Gestão de Pessoas.
Art. 32 Compete ao Gabinete do Secretário:
I - oficializar o início do processo da aplicação do Diagnóstico de Lacunas de Competências, por intermédio de Portaria a ser publicada até o quinto dia útil de novembro de cada ano;
II - homologar os resultados do diagnóstico e o Plano de Desenvolvimento Individual até 30 de dezembro do mesmo ano.
Art. 33 Compete à Gerência de Gestão e Desenvolvimento de Pessoas:
I - coordenar e realizar os processos de implantação do modelo de Gestão de Pessoas por Competências;
II - mobilizar e realizar encontros e reuniões do Comitê de Gestão Estratégica da Sefaz para ações referentes à Gestão de Pessoas por Competências;
III - verificar o cumprimento das diretrizes básicas previstas nesta Instrução Normativa;
IV - analisar resultados globais do processo de Gestão de
Pessoas por Competências;
V - empreender ações para mapeamento e descrições das funções;
VI - deflagrar processo de avaliação de competências, comunicando sobre o início do ciclo de avaliação aos participantes da avaliação: avaliadores e avaliados;
VII - acompanhar as avaliações de competências com vistas ao êxito de cada ciclo de avaliação;
VIII - gerar senhas e autorizações de acesso a usuários no sistema informatizado, quando disponível;
IX - manter atualizados os dados concernentes a funções mapeadas, servidores avaliados, avaliadores e instrumentos de avaliação, no sistema informatizado;
X - prestar informações sobre processos, prazos para realização da avaliação de competências, feedback e Planos de Desenvolvimento Individual, fornecendo instruções necessárias;
XI - Identificar as não conformidades do processo, a fim de definir ações de melhoria;
Art. 29 Compete à Diretoria Geral da Escola de Gestão Fazendária o planejamento de ações de capacitação, alinhando-as ao resultado das avaliações.
CAPÍTULO VI DAS DISPOSIÇÕES FINAIS
Art. 32 Os casos omissos relacionados ao assunto devem ser resolvidos pela Gerência de Gestão e Desenvolvimento de Pessoas, sob a supervisão da Diretoria de Administração e Finanças.
Art. 33 Esta Instrução Normativa entra em vigor na data de sua publicação.
Palmas - TO, 20 de Setembro de 2017.
PAULO ANTENOR DE OLIVEIRA
Secretário de Estado da Fazenda